Guía · Software hotelero
PMS hotelero: qué es, qué hace y cómo elegirlo
Todo hotel acaba comprando un PMS. Pocos saben, antes de firmar, qué debe hacer de verdad y dónde se esconden los costes. Esta guía va de eso: elegir software de gestión hotelera con la calculadora delante.
Qué es un PMS hotelero
Un PMS (Property Management System) es el sistema con el que un hotel opera: el planning de habitaciones, las reservas, el check-in y el check-out, la facturación, la limpieza y los informes. Si el motor de reservas es el escaparate, el PMS es la cocina: todo lo que pasa en el hotel pasa por él.
Durante años, PMS significaba un programa instalado en el ordenador de recepción. Hoy significa una aplicación en la nube que la gobernanta mira desde el móvil, que recibe las reservas de Booking sin que nadie las copie a mano y que factura conforme a la normativa sin que te acuerdes de ella.
Qué debe hacer un PMS moderno
- Planning y recepción. El mapa de habitaciones en tiempo real: llegadas, salidas, cambios y bloqueos, sin cuaderno paralelo.
- Channel manager integrado. Disponibilidad y precios sincronizados con Booking, Airbnb y Expedia. Una reserva entra y el resto de canales se actualizan solos. Más detalle en la guía de channel manager.
- Motor de reserva directa. Que tu web venda sin pagar comisión a nadie.
- Cumplimiento español de serie. Parte de viajeros a SES Hospedajes y facturación adaptada a Verifactu. No como módulo aparte: de serie.
- Cobros. Enlaces de pago, prepagos y depósitos con conciliación automática.
- Informes que se entienden. Ocupación, ADR e ingresos por canal sin exportar a Excel.
El fallo de serie: el PMS aislado
La mayoría de los PMS terminan donde empieza la empresa. Gestionan la reserva, pero la contabilidad vive en otro programa, las nóminas en otro y las compras en un Excel. Cada frontera entre programas es trabajo manual: exportar, importar, cuadrar.
Por eso cada vez más hoteles buscan un PMS con ERP integrado: un único sistema donde la reserva, la factura, el turno del recepcionista y el pedido al proveedor comparten los mismos datos. Es la diferencia entre gestionar reservas y gestionar el hotel.
Cuánto cuesta un PMS (y dónde te la cuelan)
El precio de lista es la parte pequeña. Lo que separa un PMS barato de uno caro es el modelo de cobro:
| Modelo | Cómo funciona | La letra pequeña |
|---|---|---|
| Comisión por reserva | Un porcentaje de cada reserva que entra | Cuanto mejor va tu hotel, más pagas. Se suma a la comisión de la OTA. |
| Por habitación y mes | Tarifa según el tamaño del hotel | Los módulos "opcionales" (channel manager, motor, pagos) suelen ir aparte. |
| Cuota fija | Un precio cerrado al mes, todo incluido | La única sorpresa es que no hay sorpresas. Es el modelo de bookdoo: desde 89 €/mes, sin alta. |
La pregunta que lo destapa todo: «¿cuánto pagaré el mes que venda el doble?». Si la respuesta es "el doble", tu software es un socio que no invitaste.
Cómo elegir: la lista corta
- Pide el precio total: cuota, alta, módulos y comisiones. Por escrito.
- Comprueba que el channel manager y el motor van incluidos, no "disponibles".
- Exige SES Hospedajes y Verifactu de serie. Es ley, no un extra.
- Pregunta dónde viven contabilidad, nóminas y compras. Si la respuesta es "en otro programa", suma su coste y sus horas.
- Haz la demo con tus números, no con el hotel de ejemplo del comercial.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué significa PMS en hoteles?
- PMS son las siglas de Property Management System: el software con el que un hotel gestiona su día a día. Reservas, planning de habitaciones, check-in y check-out, facturación, limpieza e informes, todo en un mismo sistema.
- ¿Cuánto cuesta un PMS hotelero?
- Depende del modelo de cobro. Los hay por porcentaje de cada reserva (un 1% de todo lo que vendes), por habitación y mes, y de cuota fija. bookdoo funciona con cuota fija desde 89 € al mes, sin coste de alta y sin comisiones por reserva.
- ¿Qué diferencia hay entre un PMS y un ERP?
- El PMS gestiona la operación hotelera (reservas, recepción, housekeeping). El ERP gestiona la empresa (contabilidad, compras, nóminas). Lo habitual es tener los dos separados y sincronizarlos a mano; bookdoo está construido sobre Odoo, así que PMS y ERP son el mismo sistema.
- ¿Sirve un PMS para un hostal o apartamentos turísticos?
- Sí. Cualquier alojamiento con más de un puñado de reservas al mes amortiza un PMS: el ahorro de tiempo en recepción y el fin de los overbookings llegan mucho antes de la habitación 20.
- ¿Un PMS presenta el parte de viajeros automáticamente?
- Los modernos, sí. bookdoo envía el parte a SES Hospedajes en el mismo check-in, sin volver a teclear los datos del huésped. Si tu software actual no lo hace, estás pagando ese trabajo dos veces.
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